Die Einführung eines neuen ERP-Systems wird zum Drama, wenn Anbieter und Kunde Schwarzer Peter spielen – also die Verantwortung für Projektleistungen hin und her schieben. Deshalb müssen alle Pflichten des Anbieters und Mitwirkungsleistungen des Kunden vertraglich geregelt werden. Die Experten von MQ result consulting greifen hier zu einer speziellen Matrix.

ERP-Einführungsprojekte gelingen auf dem sicheren Fundament eines Projektvertrages. Das Anwender­unternehmen, Kunde oder rechtlich gesehen Auftraggeber, und der ERP-Anbieter als Auftragnehmer dokumentieren darin ein gemeinsames Verständnis aller wesentlichen Aspekte des Projektes. Eine detaillierte Beschreibung des Project Scopes muss um eine klare Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten ergänzt werden. Dies gilt unabhängig von der gewählten Vertragsart. Bei einem Werkvertrag kann der ERP-Anbieter sogar Schadenersatz verlangen, falls der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt. Doch auch ein Dienstleistungsvertrag muss die Mitwirkungsleistungen möglichst genau festlegen, denn die eindeutige Beschreibung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten beeinflusst erheblich den Projekterfolg.

Wann und wie erstellt man eine RACI-Matrix?

Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel – ein gängiges Werkzeug aus dem Projektmanagement. Responsible, Accountable, Consultant und Informed sind die vier Ausprägungen, die in einer Matrix aus Aufgaben (in Zeilen) und Rollen (in Spalten) vergeben werden. Dieses RACI-Chart lässt sich im Vertrag abbilden und im Projektverlauf einfach überwachen.

Die Experten von MQ result consulting haben aus ihrer Erfahrung mit der RACI-Matrix bei der ERP-Einführung zahlreiche Dos und Don´ts gesammelt. „Anwender erliegen häufig der Versuchung, sich erst nach negativen Projekterfahrungen mit der anspruchsvollen Matrix zu beschäftigen“, weiß Professor Dr. Reiner Martin, Gründer von MQ result consulting. „Doch um das Schwarzer-Peter-Spiel zu verhindern, muss die Matrix bereits im Projektvertrag enthalten sein.“ Nur der höchste Verbindlichkeitscharakter kann dafür sorgen, dass die Verantwortlichkeiten von Anfang an gelebt werden und die Zusammenarbeit in ERP-Projekten funktioniert.

Wie man die Mitwirkungsleistungen richtig beschreibt, die Vorgaben des Anbieters überprüft und eine umfassende, aussagekräftige RACI-Matrix erstellt, erfahren Sie in einem Fachartikel auf der Website von MQ result consulting unter https://www.mqresult.de/fachberichte/